Как экспортировать данные в Excel

Содержание

• Научитесь делать отчетность намного проще!
• Как экспортировать данные в Excel
• Как импортировать данные в Excel

Научитесь делать отчетность намного проще!

Microsoft Excel - удивительный инструмент, но он так же полезен, как и данные, к которым он имеет доступ. Если вы работаете в другом приложении, таком как Microsoft Access, Google Adwords, Gmail или в любой другой программе, которая может экспортировать данные в файл CSV или XLS, вам следует научиться импортировать файл в Excel. Таким образом, вы можете выполнять всевозможные функции и формулы для лучшей интерпретации ваших данных или просто лучше контролировать их отображение и управление.

Для получения дополнительных советов, посмотрите наш Excel, как руководства.

Снимки экрана вместе с этими инструкциями относятся к версии Microsoft 365 для Excel, но инструкции также применимы к Excel 2019 и Excel 2016.

Как экспортировать данные в Excel

Excel может получать данные из различных источников, из других книг Excel, в текстовые файлы, Facebook, другие таблицы и диапазоны данных, а также с любого веб-URL, который вы вводите. Если у вас есть свободный доступ к данным, вы можете импортировать их прямо из этого источника, о чем мы и поговорим здесь.

В некоторых приложениях вам может понадобиться сначала экспортировать данные из этого приложения или даже иметь параметры для экспорта непосредственно в Excel. Это выходит за рамки данной статьи, так как существует слишком много приложений, чтобы перечислять их по отдельности. Но, как правило, это может быть достигнуто путем перехода к файл > экспорт и выбор типа файла, который совместим с Excel, или с самим Excel при экспорте непосредственно в него. Microsoft Excel поддерживает длинный список форматов файлов, но обычно требуется, чтобы данные представлялись в виде значения с разделением запятыми (CSV) или в текстовом формате.

Как импортировать данные в Excel

Если вы хотите попрактиковаться в экспорте данных в Excel, вы можете следовать нашему примеру, используя образец базы данных от Microsoft.

1. Прежде чем вы начнете процесс экспорта / импорта, рекомендуется быстро просмотреть ваши данные, чтобы убедиться, что все в порядке. Вы тратите свое время только в том случае, если импортируете неверные или неполные данные, поскольку вам может потребоваться повторить всю операцию импорта / экспорта.

   
   

2. Когда вы будете готовы, экспортируйте данные, если необходимо, с вашим конкретным приложением или источником, а затем откройте (или создайте) лист Excel, в который вы хотите импортировать данные.

3. Выберите Данные вкладка в верхнем меню. Над Получить и преобразовать данные В подзаголовке есть ряд опций, из которых вы можете выбрать, но если ни один из них не применим, выберите обобщенный Получить данные кнопка.

   

4. Поскольку в нашем примере мы хотим импортировать базу данных Access, мы выбираем Получить данные> Из базы данных > Из базы данных Microsoft Access.

   

   
   

5. В следующем окне проводника выберите базу данных (или другой тип файла), из которой вы хотите импортировать данные, и выберите хорошо.

6. Поскольку в нашем примере файл Access содержит несколько баз данных, в окне «Навигатор» есть несколько параметров импорта. В этом случае мы собираемся импортировать qrySalesbyCategory выбрав его, а затем выбрав нагрузка, Если вы хотите внести какие-либо изменения в данные перед их импортом, выберите Преобразовать данные вместо.

   

Excel может импортировать только таблицу данных, форму и отчет. Дополнительные элементы, такие как макросы и модули, не будут импортированы в ваш рабочий лист Excel.

В зависимости от размера вашей базы данных и скорости вашего компьютера, импорт данных может занять некоторое время, поэтому дождитесь его завершения. Но, если все пошло по плану, после его завершения вы должны увидеть, что ваши данные полностью импортированы в Excel и отображаются в удобном формате. Вы можете продолжать импортировать данные, если вам нужно больше, или приступить к применению функций, формул и других полезных инструментов, которые предлагает Excel.

В некоторых совместимых приложениях, таких как Access, данные можно просто скопировать из активной базы данных Access и вставить в Excel. Дополнительные сведения об этом см. В нашем руководстве по копированию и вставке.